Der digitale Monteur: Effizienz im SHK-Handwerk

Das FHM-Studium Handwerksmanagement kombiniert drei Welten: handwerkliche Ausbildung, Meisterqualifikation und akademisches Know-how. Für Daniel Werner eine gute Kombination aus theoretischem Wissen und Alltag im Betrieb. Im Interview erklärt er, welche digitalen Anwendungen er für wirklich sinnvoll erachtet.

Mit welchem Thema hast du dich in deiner Bachelorarbeit befasst?

Ich habe mich ausführlich mit dem „digitalen Monteur“ beschäftigt – konkret damit, wie man dieses Konzept im Betrieb meines Arbeitgebers optimal implementieren kann, welche Vorteile es bietet und welche Herausforderungen auftreten. Mein Ziel war es, das Thema systematisch aufzugreifen. Daraufhin erhielt ich ein Tablet und war der erste Monteur, der parallel analog und digital gearbeitet hat. So konnte ich die Software testen, mich einarbeiten und herausfinden, welche Anpassungen notwendig sind, um das System für den gesamten Betrieb nutzbar zu machen.

Wie werden Daten bisher im Betrieb erfasst – analog oder digital?

Im Büro läuft nahezu alles digital über unsere Handwerkersoftware: vom Kundentelefonat über die Auftragserstellung bis zum Terminkalender. Sobald der Monteur ins Spiel kommt, entsteht jedoch ein Medienbruch: Aufträge werden ausgedruckt, analog abgearbeitet und erst nach Abschluss wieder digital im Büro weiterverarbeitet. Mehrmalige Besuche, Materiallisten und Notizen basieren auf Papier. Das führt in der Praxis häufig zu Informationsverlusten, Verzögerungen sowie zu Mehrarbeit. Erst wenn der Auftrag abgeschlossen ist, geht es im Büro in der Rechnungsstellung wieder digital weiter.

Diese Lücke zwischen Büro und Baustelle wollte ich schließen. Als Monteur erlebe ich regelmäßig, dass Informationen zwar vorhanden sind, aber nicht oder nur teilweise bei mir ankommen. 

Ein Beispiel: Bilder aus dem Büro werden selten mit ausgedruckt, allein schon, weil auf schwarz-weißem Druck wenig zu erkennen ist, zum Beispiel wenn im Heizungskeller irgendetwas tropft. Aber das ist eben unpraktisch. Über das Tablet kann ich direkt auf archivierte Bilder zugreifen und besser arbeiten. Auch ein klassischer Fall: bei kurzfristigen Störungen muss es schnell gehen, aber es fehlen wichtige Geräteinformationen. Digital wären sie hinterlegt und ich könnte mich vorbereiten, anstatt „blind“ loszufahren. 

Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung des digitalen Monteurs?

Es gab verschiedene Herausforderungen: Wenn Berechtigungen für das Tablet im Büro nicht korrekt vergeben werden, kann ich digital nicht arbeiten und muss wieder auf analog umsteigen. Unser Ablagesystem (fertige Arbeiten, halbfertige Arbeiten, Material bestellt, Material geliefert) ist im digitalen System schwer abzubilden. Hier ist viel Strukturarbeit nötig. Es war anspruchsvoll, die Vorteile des digitalen Monteurs wissenschaftlich zu belegen, also eine Kosten-Nutzen-Analyse quantitativ durchzuführen. Um wirklich valide Daten zu erhalten, müsste man ein detailliertes Arbeitstagebuch führen, in dem jede ineffiziente Minute erfasst wird. Ich habe letztlich eine Umfrage zur Auswertung durchgeführt, die aber naturgemäß auf subjektiven Einschätzungen basiert.

Wie kam der digitale Monteur im Betrieb an?

Die Kundendienstmonteure waren zunächst skeptisch, aber nachdem ich gezeigt habe, wie man Gerätehistorien, Störungen oder Bilder schnell abrufen kann, ist das Interesse stark gestiegen. Sie sehen die tatsächlichen Vorteile, insbesondere die Zeitersparnis und Unabhängigkeit vom Büro. Bei größeren Aufmaßen ist das digitale Erfassen zunächst aufwendiger als das handschriftliche Notieren. Das heißt, die Baumonteure werden erstmal etwas in ihrem Arbeitsablauf gestört. Dafür entstehen im Büro deutlich weniger Rückfragen („Was steht da?“), Fehler oder Mehrarbeit. Ich habe versuchsweise ein etwas größeres Aufmaß per Großhandels-IDS-Schnittstelle erfasst, mit Bild usw.. Das entlastet das Büro erheblich. Am Ende ist der Baumonteur nicht viel langsamer, aber das Büro deutlich effizienter.

Welche Ergebnisse hast du schlussendlich gezogen?

Es zeigt sich klar: Die Digitalisierung lohnt sich wirtschaftlich. Ineffizienzen, Rückfragen und falsch bestelltes Material lassen sich erheblich reduzieren, und die Monteure können störungsfreier und effizienter arbeiten. Ich habe dem Betrieb Empfehlungen auf drei Ebenen gegeben: 

Organisatorische Rahmenbedingungen

• Arbeitsabläufe schriftlich definieren
• Zugängliche Prozessbeschreibungen für alle bereitstellen
• Regelmäßige Überprüfung auf ineffiziente Schritte
• Klare Markierung von Aufträgen (z. B. Material bestellt, Termin offen, bereit zur Abrechnung)
• Regelmäßige Kontrolle, ob Aufträge digital „verloren“ gegangen sind

Technische Umsetzung

• Bestehende Software weiter ausbauen
• Probleme wie schlechten Internetempfang berücksichtigen
• Monteuren zuverlässige Hardware bereitstellen
• Offen bleiben für technische Weiterentwicklungen

Mitarbeitende aktiv einbinden

• Niemanden „von oben herab“ zur Digitalisierung zwingen
• Kolleg*innen an ihrem jeweiligen Wissensstand abholen
• Ältere Mitarbeitende gezielt unterstützen
• Jüngere Auszubildende als digitale Unterstützung einbinden
• Eine Kultur schaffen, in der Feedback erwünscht und Fehlertoleranz vorhanden sind

Wird der Betrieb den digitalen Monteur nach deiner Auswertung weiterverfolgen?

Momentan verhindert die Heizperiode, dass wir das Thema weiter forcieren. Ab Januar, wenn es ruhiger wird, wollen wir die Digitalisierung weiter vorantreiben.
Der generelle Wille ist da; aktuell fehlt die Kapazität.

Ein Blick in die Zukunft: Wenn du deinen eigenen Betrieb gründen würdest, wie digital wäre der?

Wenn ich selbst einen Betrieb gründen würde, würde ich Strukturen von Anfang an digital aufbauen. Bei einer Betriebsübernahme wäre mir wichtig, alle Mitarbeitenden mitzunehmen und Veränderungen schrittweise einzuführen, um vorhandene Strukturen nicht zu überfordern.

Siehst du Digitalisierung und Künstliche Intelligenz im Handwerk als Chance?

Das Handwerk lässt sich in der eigentlichen Tätigkeit nicht automatisieren, da wir individuelle Arbeiten in ständig wechselnder Umgebung ausführen. Digitalisierung ist daher vor allem in der Arbeitsorganisation wichtig. Das Handwerk steht aus meiner Sicht im Mittelfeld: Manche Betriebe sind sehr weit, andere arbeiten noch mit Papierkalendern. Ich wünsche mir, dass KI vor allem den administrativen Overhead und Kommunikationsfehler reduziert, z. B.: automatisierte Erstabfragen, Dokumentation und Entlastung der Telefonzeiten. So könnten wir uns stärker auf anspruchsvolle technische Arbeiten konzentrieren. Das ist das, was mich am meisten interessiert!